Wanneer een medewerker zich ziek meldt, is het van belang om snel en correct te handelen. Een verzuimverzekering keert namelijk alleen uit als je als werkgever voldoet aan de vereisten voor verzuimregistratie, re-integratie en melding bij de verzekeraar. Hieronder vind je een overzichtelijk stappenplan voor een juiste afhandeling.
Stap 1: Ziekmelding registreren
Meld de ziekte intern en bij je arbodienst of bedrijfsarts, idealiter binnen 48 uur. Dit is vaak een voorwaarde in de polis. Hoe sneller je handelt, hoe soepeler de verdere afhandeling verloopt.
Stap 2: Arbodienst inschakelen
Zorg ervoor dat de medewerker binnen een week contact heeft met de arbodienst of bedrijfsarts. Deze beoordeelt of er sprake is van verzuim en stelt eventueel een probleemanalyse op. Je bent als werkgever verantwoordelijk voor het correct begeleiden van het verzuimproces.
Stap 3: Melding doen bij de verzekeraar
Bij langdurig verzuim, meestal vanaf 2 of 6 weken, moet je het ziektegeval ook melden bij de verzuimverzekeraar. Dit kan doorgaans via:
- Het digitale werkgeversportaal van de verzekeraar
- De arbodienst, als zij het verzuimbeheer uitvoeren
Let op: meld altijd binnen de gestelde termijn in de polisvoorwaarden.
Stap 4: Re-integratie inzetten
Binnen 8 weken na de ziekmelding stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op. Hierin leg je de stappen vast om terugkeer naar werk mogelijk te maken, bijvoorbeeld via aangepast werk of begeleiding. Veel verzekeraars vergoeden (deels) deze re-integratiekosten.
Stap 5: Declaratie indienen
Na de wachttijd (vaak 2 weken) kun je de loondoorbetaling declareren bij de verzuimverzekeraar. Je dient in:
- Loonspecificaties van de werknemer
- De verzuimperiode
- Eventuele aanvullende medische gegevens (via de arbodienst)
Stap 6: Controle en uitbetaling
De verzekeraar controleert de claim en keert, volgens de polisvoorwaarden, het verzekerde loon en eventuele re-integratiekosten uit. Bij twijfel over de situatie kan een casemanager of arbeidsdeskundige worden ingeschakeld.
Let op: wanneer vergoedingen kunnen worden geweigerd
De verzekeraar kan besluiten om (deels) geen uitkering te doen wanneer:
- De ziekmelding te laat is gedaan
- Re-integratieverplichtingen zijn verwaarloosd
- De loongegevens of medische informatie onvolledig zijn
Conclusie
Een correcte schadeafhandeling bij ziekte begint met een snelle en nauwkeurige ziekmelding. Door het volgen van dit stappenplan en goed contact met arbodienst en verzekeraar, bescherm je zowel je werknemer als je organisatie. Je voldoet aan je verplichtingen en verkleint de kans op financiële tegenvallers bij langdurig verzuim.